La Oficina de Atención a la Ciudadanía (OAC) continúa incrementando su eficiencia tras las medidas de modernización y reorganización que el equipo de Gobierno ha implementado en los últimos tres años. Hasta septiembre de 2022 este servicio municipal ha tramitado casi 30.000 registros, una cifra similar a la del año anterior. De ese total, casi un 64% han sido de carácter presencial. A este número habría que sumar las atenciones en la sede de la OAC en el Centro Cívico, así como las citas que se atienden sin número asignado, las atenciones por teléfono y en el mostrador de recepción.
En los últimos años se han reducido de forma importante los tiempos medios de espera en la atención de los usuarios. En el citado periodo del actual año, el tiempo medio de espera ha sido de 8,30 minutos, un dato similar al del año pasado. El sistema de cita previa, en cuya implantación ha colaborado la empresa municipal El Puerto Global con mejoras en la web del Ayuntamiento y la Sede Electrónica Municipal, ha sido la principal clave para esta reducción de los tiempos de espera. Asimismo, la distribución del público en función de los recursos del personal municipal ha contribuido a mejorar notablemente el servicio, evitando colas en la casa consistorial. Hasta septiembre del presente ejercicio, la OAC atendió más de 22.000 citas.
La oficina atiende de forma presencial a una media de 200 personas al día. En muchos casos se trata de personas sin cita que deben acudir al día siguiente parar aportar documentación, a quienes se les facilita la finalización de su trámite sin nuevas esperas o citas. Del mismo modo, se atienden trámites urgentes por distintas razones, como finalizaciones de plazo, necesidad, personas mayores o con discapacidad y otras causas que se plantean en la entrada de la oficina. Además, en función del número de mesas, se reutilizan y reasignan citas de ciudadanos y ciudadanas que no se han personado para aquellas personas que acuden al mostrador de información, quienes pueden así aprovechar para realizar un trámite o bien solicitar información, evitando otro desplazamiento.
Las personas que deseen solicitar cita previa para la OAC pueden hacerlo a través de la página web del Ayuntamiento de El Puerto, concretamente mediante este enlace: https://www.elpuertodesantamaria.es/oac/cita-previa/. También es posible hacerlo llamando a los teléfonos 956 86 23 67 y 956 55 04 61. A la sede de la OAC en el Centro Cívico es posible contactar en el 956 86 23 15. A través de estos números se atienden a una media de 50 llamadas diarias. A la mayoría de ellas se les facilita información para que vaya a la OAC con la documentación correcta, los formularios adecuados e incluso se les informa y orienta para la presentación a través de la Sede Electrónica, evitando así su desplazamiento.
Del mismo modo, se reciben mensajes de correo electrónico procedentes del buzón del Ayuntamiento: ayuntamiento@elpuertodesantamaria.es. En las respuestas se ofrece información, formularios, se reenvían enlaces informativos, se resuelven incidencias informáticas y se derivan las informaciones que deben ser cursadas por otros servicios. De media se gestionan entre 15 y 20 correos diarios.
Los servicios que ofrece la OAC pueden conocerse en este enlace: https://www.elpuertodesantamaria.es/oac/servicios-de-la-oac/servicios-de-la-oac-1. En cualquier caso, cabe recordar que no se exige cita previa ni para la compulsa de documentación, ni para el Registro General, ni para la recogida de los certificados solicitados del Área Económica y del Servicio de Estadística que no puedan darse en el acto
Cabe destacar también que, una vez finalizada la atención, desde el Registro y las mesas de atención se tramitan los escritos que se reciben del SIR (el Sistema de Interconexión de Registro de todas las administraciones) y se envían los escritos de otras unidades administrativas. El Puerto Global proporciona soporte y asesoramiento tecnológico en todo lo relacionado con las relaciones entre administraciones. La labor de la sociedad municipal también ha sido importante en la implantación de los equipos, la tecnología y la formación vinculada a la digitalización de documentos y otras tareas que desarrolla la OAC.
Finalmente, de las más de 22.000 citas atendidas, más de 5.100 tienen que ver con el Registro de Entrada del Ayuntamiento, mientras que más de 4.200 están relacionadas con el Padrón de Habitantes. Otras más de 3.700 se corresponden con trámites y procedimientos; y casi 3.400 con volantes y certificados. Casi 3.000 están vinculadas al certificado digital y más de 1.100 a altas, cambios, certificados y otros.
El teniente de alcalde de Innovación, Comunicación y Administración Electrónica, Javier Bello, también presidente de El Puerto Global, ha felicitado al personal de la OAC y de la mencionada empresa municipal "por una gran labor conjunta que está repercutiendo en la calidad de la atención que se le ofrece a la ciudadanía portuense". Bello insiste en que "desde el Gobierno Municipal se tratará de dar facilidades y dotar de todos los medios posibles a esta oficina para continuar incrementando la eficiencia".
